Martina Minges, weshalb braucht die Schule Opfikon ein neues Kommunikationskonzept?
Das bisherige Konzept war alt sowie nicht mehr zeitgemäss – und es wurde in meiner Wahrnehmung an der Schule Opfikon längst nicht mehr gelebt.

Wieso braucht es generell ein Kommunikationskonzept?
Die Grösse der Schule Opfikon verlangt danach. Sie ist eine Organisation mit sehr vielen Menschen, die zusammenarbeiten müssen. Ein Kommunikationskonzept stellt sicher, dass man gegen Aussen einheitlich auftritt, und dazu braucht es gewisse Regeln, die für alle gleichermassen gelten. Um die Regeln bekannt zu machen, braucht es ein entsprechendes Konzept, damit man als Schule Opfikon kommuniziert und nicht als Person X oder Y.

Wie wurde das neue Kommunikationskonzept erarbeitet?
Eine Arbeitsgruppe, zu der auch ich gehörte, brauchte eine relativ lange Findungsphase, um gemeinsam zu bestimmen, was überhaupt in das Konzept aufgenommen werden soll. Wir wollten kein theoretisches Konzept erstellen, sondern das Konzept nach gesundem Menschenverstand zu Papier bringen. Was weiss jeder? Was muss man im Konzept festhalten? Wie detailliert sollen die Anweisungen sein, bevor sie die Handlungsfreiheiten der Einzelnen zu sehr einschränken? All diese Fragen zu beantworten und die Lösungen in einem verlässlichen Konzept festzuhalten, war eine grosse Herausforderung.

Welches Ziel hatte die Arbeitsgruppe bei der Erarbeitung des Konzeptes?
Unser Ziel war es, das neue Kommunikationskonzept möglichst kompakt und genügend detailliert zu halten, damit es auch gelesen und umgesetzt wird. Die wesentlichen Kommunikationspunkte sollten im Konzept enthalten sein, ergänzt durch die Anleitungen zum allgemeinen Erscheinungsbild (CI) der Schule. Als oberste Priorität der Kommunikation an der Schule Opfikon sind wir dem folgenden Vorsatz gefolgt: Digital first! Wo immer möglich, sollen digitale Kommunikationskanäle genutzt werden, sofern sie vorhanden sind. Unser Fokus lag stets darauf, dass die Kommunikation an ihrem Ziel ankommt. Das heisst, dass Form und Sprache so angepasst sind, dass die Zielgruppe die Kommunikation versteht.

Gab es weitere Bemühungen, um das Konzept möglichst praxisnah zu verfassen?
Ja, wir haben für die verschiedenen Schuleinheiten und grössten Zielgruppen kompakte Merkblätter zusammengestellt. Darin werden auf zwei A4-Seiten zusammengefasst, wie die Grundregeln der Schulkommunikation lauten und welche Vorlagen sowie Kommunikationsmittel für verschiedene Fälle zu verwenden sind.

Welche positiven Effekte bringt das neue Kommunikationskonzept mit sich?
Persönlich finde ich die Merkblätter besonders gelungen. Das Merkblatt spricht einen an und gibt einen kompakten Leitfaden für die meisten Kommunikationshandlungen. Das Merkblatt kann man sich auf den Schreibtisch legen, an die Wand hängen oder auf den Desktop ziehen und hat damit immer ein Hilfsmittel zur Hand, wenn man sich abseits seines gewohnten Kommunikationspfades befindet. Damit werden die Fragen nach 'Darf ich das?' oder 'Soll ich das?' oder 'Gebe ich das lieber jemand anderem weiter?' weitgehend beantwortet.

Wie und wann soll das neue Konzept an der Schule Opfikon eingeführt werden?
Es wird sicherlich nicht ausreichen, das Konzept einfach an alle über 500 Mitarbeitenden der Schule Opfikon per Mail zuzustellen. Wir sind derzeit noch daran, die geeignete Einführungsform des Kommunikationskonzeptes in die Wege zu leiten, gehen aber davon aus, dass das Konzept ab dem neuen Schuljahr 2024/25 zur Anwendung kommt.

Was erhofft sich das Schulpräsidium, bis wann soll das neue Kommunikationskonzept an der Schule Opfikon zum Tragen kommen?
Die Hoffnung wäre, dass die Kommunikation nach der neuen Regelung ab dem neuen Schuljahr 2024/25 funktioniert. Realistisch gesehen, braucht es sicherlich ein Jahr, bis die Umsetzung in allen Schuleinheiten und Dienststellen in den Alltag eingeflossen ist. Bis jeder und jede seinen Spielraum in der Kommunikation gefunden hat und sich darin wohl fühlt, wird es sicherlich einen Moment dauern.

Wie soll man sich die Inhalte des Konzeptes vorstellen?
Das Konzept regelt, welche Kanäle man verwenden darf und was für Kommunikationskanäle bevorzugt verwendet werden sollen – vor allem bei den digitalen Mitteln. Zusätzlich ist im Konzept festgehalten, wer was kommuniziert. Beispiele: Themen, die eine Schulklasse oder Hortgruppe betreffen, werden von der Klassenlehrperson oder der Hortleitung kommuniziert. Wenn das Thema eine Schulanlage betrifft, wird es von der Schulleitung kommuniziert, und wenn es die Schule Opfikon als Ganzes betrifft, dann kommuniziert das Schulpräsidium. Je nach Grösse des Kommunikationsunterfangens muss man dann noch schauen, an welcher Stelle das Thema angesiedelt ist. Das Konzept soll auch verhindern, dass sich Mitglieder der Schule Opfikon widersprechen oder nicht ausgereifte Aussagen nach Aussen tragen.

Hat das Kommunikationskonzept auch Auswirkungen auf die Erziehungsberechtigten?
In der Elternkommunikation herrscht nebst Schulbrief und E-Mail derzeit noch Unklarheit, welche Schul-App zukünftig in diesem Bereich zum Tragen kommen soll. Hier erwarten wir eine baldige Entscheidung. Sicher ist aber bereits heute, dass die Internetseite www.schule-opfikon.ch die erste Kontakt- und Anlaufstelle ist für alle Informationen. Auch hier gilt unser Leitprinzip: Digital first! Die Verteilung von Informationen zwischen Lehrpersonen und/oder Erziehungsberechtigten erfolgt bevorzugt via E-Mail oder über Microsoft Teams. Wer Probleme mit der deutschen Sprache hat, bekommt die Informationen selbstverständlich weiterhin am Informationsschalter im Schulzentrum Lättenwiesen.